Wie zijn we?
Malva administraties, bewindvoering en budgetbeheer heeft als kernactiviteit het verzorgen van administraties (incl. fiscale aangiftes), bewindvoering, budgetbeheer- en coaching. Bij deze dienstverlening aan klanten verwerken we een veelheid van persoonsgegevens.
Onze contactgegevens:
telefoon: 06-29281529
e-mail: info@malva-administraties.nl
website: www.malva-administraties.nl
postadres: Postbus 50134, 1305 AC Almere
Waarom dit statement?
We zijn ervoor verantwoordelijk om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk beschermen. We moeten daarbij voldoen aan de eisen van de privacyregelgeving. We willen o.a. transparant zijn over de soorten gegevens die we verwerken, de doelen voor de verwerking, met wie we gegevens delen en welke rechten u heeft ten aanzien van uw eigen gegevens. In dit Privacy-statement informeren wij u hierover. Heeft u na het lezen van dit document nog vragen? Neem dan contact met ons op.
- Soorten gegevens
Wij verwerken (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u:
- contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, bsn-nummer, geboortedatum, bankrekeningnummer, geslacht, burgelijke staat, fiscaal partnerschap;
- gegevens met betrekking tot paspoort, rijbewijs of een ander identiteitsbewijs (soms vragen we om een kopie van een identiteitsbewijs);
- gegevens over dienstverband, inkomen, beroep en werkgever;
- gegevens over financiële situatie, vermogen, en eventuele schulden;
- gegevens over de onderneming, zoals kvk-nummer;
- gegevens over huidige financiële producten, zoals bankrekeningen of verzekeringen;
- gegevens over eventuele strafrechtelijke feiten, fraudeaspecten (indien relevant);
- overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de verwerking van de boekhouding en het fiscale resultaat (wo. box1, 2 en 3);
- overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze taken als bewindvoerder en budgetbeheerder;
- (overige gegevens).
Wanneer wij gezondheidsgegevens of strafrechtelijke gegevens verwerken, doen we dat uiterst zorgvuldig, en doorgaans alleen met je toestemming.
2. Doelen van de verwerking van gegevens
Wij verwerken uw persoonsgegevens gericht op o.a. de volgende activiteiten in onze onderneming:
- beheren van de klantendatabase;
- persoonlijke communicatie met u via de e-mail, telefoon of what’s app;
- verwerken van de boekhouding en bijbehorende fiscale aangiftes, jaarrekening en prognoses;
- het uitvoeren van de taken als bewindvoerder en budgetbeheerder.
3. Rechtsgronden voor verwerking van gegevens
Wij gebruiken tenminste een van de volgende gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens:
- de uitdrukkelijke toestemming die u heeft gegeven om gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden, zoals onder 2 genoemd bij “doelen van de verwerking van gegevens”;
- voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen in het kader van onze bedrijfsvoering of die van een derde (bijv. de belastingdienst). Wij maken hierbij steeds de afweging tussen uw belangen en die van ons. Onze belangen betreffen onder andere de zorgvuldige uitvoering van overeenkomsten met u, het onderhouden en eventueel uitbouwen van onze klantrelatie.
4. Opslag en bewaartermijn van persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang en voor zover we deze nodig hebben. Gegevens die we noodzakelijkerwijs nodig hebben bewaren we in ieder geval gedurende de looptijd van onze relatie of overeenkomst.
Als onze relatie of overeenkomst eindigt dan bewaren wij de gegevens gedurende de wettelijke bewaartermijnen die voor ons gelden.
5. Informatie, wijziging en bezwaar
- U heeft specifieke rechten ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens. Hierover kunt u altijd contact met ons opnemen.
- Dat geldt zeker ook voor de volgende onderwerpen:
- of wij uw persoonsgegevens verwerken;
- de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken;
- inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
- bezwaren tegen het verwerken van uw persoonsgegevens;
- aanpassing van uw persoonsgegevens als deze (mogelijk) onjuist zijn verwerkt;
- beperking van uw persoonsgegevens;
- verwijdering (wissen) van uw persoonsgegevens;
- overdracht van uw persoonsgegevens aan uzelf of aan een andere organisatie op jouw verzoek;
- overleg met onze functionaris gegevensbescherming de heer A.J. van Malestein te bereiken via info@malva-administraties.nl of 06-29281529.
- vragen over de inhoud van dit Privacy statement.
Let op: het kan zijn dat we niet in alle gevallen tegemoet kunnen komen aan een verzoek. Als dit het geval is zullen wij u dit gemotiveerd laten weten.
- Beveiliging van uw gegevens
Wij hebben adequate technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen.
- Verstrekken van gegevens aan derden
- Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet zomaar aan anderen. Dat mogen we wel doen als u ons daarvoor toestemming hebt gegeven, als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als zo’n verstrekking ten dienste staat van onze doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.
- Voor de uitvoering van onze bedrijfsvoering en afhankelijk van de verleende diensten aan u verstrekken wij uw persoonsgegevens mogelijk wel aan de volgende personen of partijen:
- Belastingdienst voor het indienen van de fiscale aangiftes;
- Unit4, ten behoeve van de software voor de fiscale aangiftes;
- Linfosys, ten behoeve van de software Onview (bewindvoering);
- TOP-DESIGN en DataCT, in verband met het beheer en de hosting van deze website
- [ overigen].
- Externen partijen die de persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, doen dit uitsluitend voor doelen en onder voorwaarden die wij met hen hebben afgesproken.
- Wijzigingen van de Privacy statement
- Het kan voorkomen dat we dit Privacy statement in de toekomst wijzigen. Op deze pagina vindt u steeds het meest actuele statement.
9. Klachtrecht
- Bent u het niet eens met de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of omgaan met uw rechten als klant? Neem dan in ieder geval contact met ons op via A.J. van Malestein (onze functionaris gegevensbescherming).
- U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk daarvoor op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Welke persoonlijke gegevens we via de website verzamelen en waarom we die verzamelen
Reacties
Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de data getoond in het reactieformulier en ook het IP-adres van de bezoeker en de browser gebruikersagent string om spam opsporing te helpen.
Een geanonimiseerde string, gemaakt op basis van je e-mailadres (dit wordt ook een hash genoemd) kan worden gestuurd naar de Gravatar service indien je dit gebruikt. De privacybeleidspagina kun je hier vinden: https://automattic.com/privacy/. Nadat je reactie is goedgekeurd, is je profielfoto publiekelijk zichtbaar in de context van je reactie.
Media
Als je een geregistreerde gebruiker bent en afbeeldingen naar de site upload, moet je voorkomen dat je afbeeldingen upload met daarin EXIF GPS locatie gegevens. Bezoekers van de website kunnen de afbeeldingen van de website downloaden en de locatiegegevens inzien.
Cookies
Wanneer je een reactie achterlaat op onze site, kun je aangeven of we je naam, je e-mailadres en website in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor jouw gemak zodat je deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.
Indien je een account hebt en je logt in op deze site, slaan we een tijdelijk cookie op om te bepalen of jouw browser cookies accepteert. Dit cookie bevat geen persoonlijke data en wordt weggegooid zodra je je browser sluit.
Zodra je inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met jouw login informatie en schermweergave opties. Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave opties 1 jaar. Als je “Herinner mij” selecteert, wordt je login 2 weken bewaart. Zodra je uitlogt van jouw account, worden login cookies verwijderd.
Wanneer je een bericht wijzigt of publiceert wordt een aanvullende cookie door je browser opgeslagen. Deze cookie bevat geen persoonlijke data en heeft enkel het post ID van het artikel wat je hebt bewerkt in zich. Deze cookie is na een dag verlopen.
Ingesloten inhoud van andere websites
Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud tonen. Bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagd zich exact hetzelfde als alsof de bezoeker deze andere heeft website bezocht.
Deze websites kunnen data over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website
Hoe lang we jouw data bewaren
Wanneer je een reactie achterlaat dan wordt die reactie en de metadata van die reactie voor altijd bewaard. Op deze manier kunnen we vervolgreacties automatisch herkennen en goedkeuren in plaats van dat we ze moeten modereren.
Voor gebruikers die geregistreerd op onze website (indien van toepassing), bewaren we ook persoonlijke informatie in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie bekijken, wijzigen of verwijderen op ieder moment (de gebruikersnaam kan niet gewijzigd worden). Website beheerders kunnen deze informatie ook bekijken en wijzigen.
Welke rechten je hebt over je data
Als je een account hebt op deze site of je hebt reacties achter gelaten, kan je verzoeken om een exportbestand van je persoonlijke data die we van je hebben, inclusief alle data die je ons opgegeven hebt. Je kan ook verzoeken dat we enige persoonlijke data die we van je hebben verwijderen. Dit bevat geen data die we verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligings doeleinden.
Waar we jouw data naartoe sturen
Reacties van bezoekers kunnen door een geautomatiseerde spamdetectie service geleid worden.
Hoe we jouw data beveiligen
Welke datalek procedures we geïmplementeerd hebben
Van welke derde partijen we data ontvangen
Wat voor geautomatiseerde besluiten we nemen en profilering we doen met gebruikersgegevens
